XRechnung

XRechnung

Einstellungen in mention

Kundenstamm => Registerkarte Druckoptionen => Bereich Beleg exportieren

Format	XRechnung (der Transportweg wird damit automatisch auf PREDI gesetzt)
Adresse	E-Mail-Adresse
Dateiname	bleibt leer
Key	die vom Kunden mitgeteilte Leitweg-ID

Abweichende Druckoptionen sind auch möglich (inkl. separatem 'Key') unter

• Kundenstamm => Registerkarte Anschriften für abweichende Rechnungsanschriften
• im Wartungsvertrag auf Registerkarte Wartung

Weitere Einstellungen

Druckeransteuerung	die Angabe eines PDF-Druckertreibers ist erforderlich, da der Beleg zusätzlich als PDF mit versandt wird
Lieferanten-Nr.	wurde Ihnen vom Kunden die Lieferanten-Nr. mitgeteilt, unter der Sie bei ihm geführt werden, tragen Sie diese im Kundenstamm auf Registerkarte Seite 2 in das Feld Lieferanten-Nr. ein
Tabelle Mengeneinheiten	als Maßeinheit zur Belegposition wird der UN/ECE-Code benötigt, in Tabelle Mengeneinheiten in das Feld UN/ECE eintragen, z.B. C62 für Stück

• In die XRechnung wird als Verkäufer der Mandant mit seiner in den Stammdaten hinterlegten Namen und seiner Adresse inkl. Umsatzsteuer-ID übernommen.
• Für Zahlart Überweisung wird Ihre Bankverbindung (IBAN) aus den Mandanten-Stammdaten von Registerkarte Banken übergeben, für die der Haken Überweisung gesetzt ist.
• Als Kontaktdaten des Rechnungsstellers werden Name, E-Mail-Adresse, Telefonnr. des Belegbearbeiters verwendet (wie standardmäßig auch auf dem Beleg gedruckt; ggf. Daten in Tabelle Bearbeiter anpassen)

Mit dem Rechnungsdruck im Format XRechnung werden die Daten zunächst in die Tabelle PREDI übernommen. Die benötigten Angaben müssen zum Zeitpunkt des Speicherns in Tabelle PREDI bereits in mention gespeichert sein (wie z.B. die Leitweg-ID).

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Rechnungsdruck in mention

• Gemäß Druckoptionen wird im Verkauf in der Druckmaske das Format XRechnung voreingestellt.
• Das erfolgt auch beim RG-Druck von Wartungsrechnungen, in der Stapelarbeit und über die Sammelabwicklung.
• XRechnungen werden für Rechnungen und Gutschriften erzeugt (nicht für Werkstatt-Rechnungen/Gutschriften).
• Für Werkstatt-Rechnungen/Gutschriften wird in der Druckmaske der Transportweg automatisch deaktiviert, falls in den Druckoptionen 'XRechnung' hinterlegt ist.

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E-Mail-Versand

Der Versand erfolgt mit E-Mail per SMTP (als Anhang XML-Rechnung im Format XRechnung und als PDF) anhand der in Tabelle PREDI gespeicherten Daten. Das ist einzurichten im Programm mention TransferInterface (neue Version nach Bereitstellung).

Soweit das Tool noch nicht für den Mail-Versand verwendet wird:

• Datenbankeinstellungen: Zugriff auf mention-Datenbank
• Globale Einstellungen: SMTP einrichten
• Account MAIL_NOTIFICATION: Mandant speichern

Für den XRechnung-Versand:

• In der Erweiterten Konfiguration ein neues Schema mit dem Namen XRechnung einrichten

Der Versand per SMTP erfolgt über den zugehörigen Windows Dienst 'mention TransferInterface'.

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Einstellungen in mention TransferInterface

Für den E-Mail-Versand mit XRechnung müssen der Datenbankzugang, die SMTP-Zugangsdaten und ein Account vom Typ MAIL_NOTIFICATION mit Mandant eingerichtet werden. Die Konfigurationsoberfläche wird mit Administratorenrechten durch Ausführen von TransferInterfaceGUI.exe aufgerufen.

Abb.: TransferInterfaceGUI - Datenbankzugangsdaten

Abb.: TransferInterfaceGUI - SMTP-Zugangsdaten

Abb.: TransferInterfaceGUI - Accountübersicht

In der erweiterten Konfiguration (Doppelklick auf den Listeneintrag oder Klick auf die Schaltfläche 'Erweiterte Konfiguration') muss nun ein E-Mail-Schema XRechnung angelegt werden. Hier können mehrere Schemata eingerichtet werden, um z.B. unterschiedliche Mandanten bedienen zu können. Für jedes Schema sollte eine entsprechende E-Mail-Vorlage (Text und/oder HTML) hinterlegt sein.

Standardmäßig wird die E-Mail mit der XRechnungs-Datei (XML) und dem Belegdokument (PDF) im Anhang verschickt. Es kann aber auf Empfängerseite die Anforderung bestehen, dass die E-Mail nur das XML, also ohne zusätzlichem PDF-Dokument, enthalten soll. In diesem Fall muss der Domänenname der Empfängeradresse hinterlegt werden. Mehrere Empfänger sind kommagetrennt anzugeben.

Abb.: TransferInterfaceGUI - erweiterte Konfiguration

Belege, die als XRechnung versendet werden sollen, befinden sich in der Tabelle PREDI im Format XRechnung.

Abb.: Tabelle Predi (Auszug)