Amazon Tax-Service

Beim Rechnungsservice von Amazon erstellt Amazon für Sie Rechnungen Ihrer auf/über Amazon verkauften Produkte. Bei Inanspruchnahme dieses Services sollte daher eine Deckungsgleichheit zwischen den Verkaufsbeleg in der mention® Warenwirtschaft sowie dem Amazon-Beleg hergestellt werden. Nachfolgend wird exemplarisch aufgezeigt, wie eine derartige Belegsynchronisation zwischen den beiden Systemen abläuft.

Voraussetzungen

Um Verkaufsbelege (Bestellungen) in mention® mit den Amazon-Rechnungen abzugleichen und ggf. zu korrigieren, müssen folgende Voraussetzungen erfüllt sein:

• Installierte Version der mention Amazon-Schnittstelle (mention®Konnekt)
• Bestellbelege mit vorhandener Amazon-Bestellnummer der Verkäufe auf/über Amazon in der mention® Warenwirtschaft
• Idealerweise - aber nicht zwingend erforderlich - haben Sie für das Abrufen der Amazon-Bestellungen unsere Amazon-Schnittstelle mention®Konnekt schon im Einsatz

Ablauf

Beim Verarbeiten des Amazon-Tax-Reports vom Typ _SC_VAT_TAX_REPORT_, der im Seller-Central zum Download bereit gestellt wird, werden zu den darin enthaltenen Rechnnungsdaten entsprechende Belege in der mention® Warenwirtschaft gesucht. Dabei muss als Mindestsuchkriterium die Amazon-Bestellnummer (AmazonOrderID) in einem Belegfeld vorhanden sein, damit dieser zur Korrektur identifiziert werden kann. Weitere Kriterien können z.B. eine Belegsperre oder auch ein Sammelstatus sein.

Wurde der Beleg in mention gefunden, werden einzelne Positionen entsprechend den Daten aus dem Tax-Report korrigiert. Ebenso wird, sollte eine Umsatzsteuernummer des Käufers im Bericht enthalten sein, diese im Kundenstamm auch aktualisiert. Gruppenartikel werden dabei ebenso berücksichtigt wie Promotionsrabatte (Artikel, Versand und Geschenkverpackung). Die Promotionsrabatte müssen aber als eigenständige Position im mention® Beleg vorhanden sein. Der Programmablauf ist dem folgenden Diagramm zu entnehmen:

Abb.: Programmablaufplan (PAP) für die Verarbeitung des Amazon Tax-Reports (_SC_VAT_TAX_REPORT_)

Belegkorrektur (Beispiel)

Nachfolgend wird die Funktionsweise der Belegkorrektur anhand eines konkreten Beispiels dargestellt. Ausgangspunkt bildet ein vorhandener Bestellbeleg in mention® mit der fiktiven Amazon-Bestellnummer 123-456-789. Diese Nummer befindet sich im Belegfeld Bezugnahme 3.Die Lieferung erfolgt umsatzsteuerfrei nach Österreich. Der Beleg selber beinhaltet eine Sperre, um die Erzeugung einer Rechnung aus diesen Beleg zu verhindern. Zu beachten ist hierbei, dass die betroffene Bestellung als Bruttobeleg mit ausgewiesener MwSt. importiert wurde.

Abb.: Brutobeleg in mention® mit Amazon-Bestellnummer 123-456-789 in Bezugnahme 3 mit Belegsperre

In Amazon Tax-Report gibt es nun dazu einen Eintrag mit einem Zahlbetrag von 178,39 Euro ohne MwSt.! Der Beleg muss also zu einem Nettobeleg korrigiert werden, damit der daraus erzeugte Rechnungsbeleg rechnerisch korrekt mit der Amazon-Rechnung ist. Die fiktive Amazon-Rechnungsnummer INV-DE-11111-22222-33333 wurde im Belegfeld externe Referenz 1 hinterlegt. Die Belegsperre wurde ebenfalls entfernt, so dass eine Rechnung erzeugt werden kann. Nach Verarbeiten des Tax-Reports stellt sich der Beleg nun wie folgt dar:

Abb.: Nettobeleg in mention® mit Amazon-Bestellnummer 123-456-789 in Bezugnahme 3 ohne Belegsperre

Promotionsrabatte / Geschenkverpackungskosten

Sollten Sie Rabattaktionen für Artikel und/oder Versand auf Amazon eingerichtet haben, so müssen sich diese als eine eigene Position im Beleg widerspiegeln. Ebenso verhält es sich mit den Gebühren für Geschenkverpackungen. Taucht im Tax-Report ein Rabatt auf und ist dieser als Position nicht im Beleg enthalten, wird die Korrektur mit einem entsprechenden Hinweis verworfen.

Abb.: Beleg mit Artikelrabattposition von einer Amazon Promotion

Einstellungen in mention®Konnekt

Nachfolgend werden die möglichen Einstellungen dargestellt, die in mention®Konnekt zur Verarbreitung des Tax-Reports konfigurierbar sind.

Abb.: Konfigurationsoberfläche für den Amazon Rechnungsservice in mention®Konnekt

1. Name des Arbeitsplatzes, welcher nach erfolgter Korrektur im Beleg angezeigt wird.
2. Der Sammelstatus des zu suchenden Belegs.
3. Der Belegtyp des zu suchenden Belegs.
4. Das Belegfeld, welches die Amazon-Bestellnummer (AmazonOrderID) enthält.
5. Das Sperrkennzeichen des zu suchenden Belegs.
6. Das Sperrkennzeichen, welches beim gefundenen Beleg hinterlegt werden soll (leer = ein evtl. vorhandenes Sperrkennzeichen wird entfernt).
7. Das Belegfeld, in dem die Amazon-Rechnungsnummer hinterlegt werden soll.
8. Das Belegfeld, in dem die Url der Amazon-Rechnung hinterlegt werden soll.
9. Angabe eines zu tolerierenden Betrags eines Gruppenartikels zwischen mention® und Amazon (Differenzbetrag wird nicht versucht, auf eine Gruppenkomponente umzulegen).
10. Die Artikelnummer eines Amazon-Promotionsrabatts für Artikel in der mention® Warenwirtschaft.
11. Die Artikelnummer eines Amazon-Promotionsrabatts für Versand in der mention® Warenwirtschaft.
12. Die Artikelnummer für Amazon-Geschenkverpackungskosten in der mention® Warenwirtschaft.
13. Sollten auf Amazon SKU-Nummern verwendet werden, die nicht identisch mit den mention® Artikelnummern sind, kann hier ein eigenes SQL-Statement hinterlegt werden, um z.B. die korrekte Artikelnummer aus einer Zuordnungstabelle (z.B. Zuordnung durch dsxml) in der mention® Datenbank zu erhalten.
14. Das Verzeichnis, in dem sich der zu verarbeitende Amazon Tax-Report befindet.
15. Das Verzeichnis, in dem der Amazon Tax-Report nach Verarbeitung verschoben wird.
16. Zeichenfolge, mit dem die Amazon Berichte beginnen.
17. Die Dateiendung bzw. -typ der Amazon Berichte.
18. Wie oft soll im Importordner geprüft werden, ob sich dort Berichte zum Verarbeiten befinden (Intervall in Minuten).
19. Schaltflache zum manuellen Prüfen auf Vorhandensein von Berichten im Importordner.
20. Schaltfläche zum manuellen Einlesen und Verarbeiten eines Berichts.
21. Schaltfläche zum Speichern der Einstellungen.
22. Übersicht über fehlgeschlagene Korrekturen inkl. Hinweise.

Hinweise

• Sämtliche Aktionen werden in einer Logdatei ausführlich protokolliert.
• Fehler bzw. fehlgeschlagene Korrekturen werden zusätzlich mit einem Zeitstempel in die mention® Datenbank geschrieben.
• Werden Besteuerungen bei Lieferungen von/in EU-Länder vorgenommen (z.B. bei Lieferungen durch FBA) müssen die entsprechenden Umsatzsteuernummern beim Mandant hinterlegt sein.